How to register as a self-employed person in Spain: Requirements, steps, and tips

Si bien se han introducido algunos cambios legislativos en el sistema para el 2025, el proceso continúa estando enfocado en ser amigable y eficiente con el contribuyente. A continuación, todo lo que necesitas saber sobre el mismo.

¿Darse de alta como autónomo es realmente obligatorio?

Hace algunos años darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) era sólo obligatorio para aquellos trabajadores que cumplían con estas dos características:

• 1. Desarrollar una actividad de forma habitual
• 2. Ganar por esta actividad más o menos el Salario Mínimo Interprofesional (SMI).

Pero desde el 2023, esto ha cambiado y se ha puesto en marcha el Sistema de Cotización por Ingresos Reales. En otras palabras, tu cuota se calcula según los beneficios de tu actividad. Y en la actualidad, la Seguridad Social ha impuesto que tengas los beneficios que tengas, deberás darte de alta.

Incluso si tus beneficios mensuales son por debajo de los 670 euros, tendrás que hacerlo. Es este monto precisamente el tramo más bajo de la tabla fijada a los autónomos con ingresos reducidos, y con el mismo se correspondería a una cuota de 200 euros.

Recibir beneficios por debajo de este monto, no es una excusa para evitar el proceso, pero lo que sí se conserva todavía es la condición de habitualidad. Es decir, si desarrollas una actividad de forma habitual y personal, por la que recibes beneficios, deberás darte de alta como autónomo.

Pero, ¿a qué se entiende como una actividad habitual?

¿Qué es habitualidad según la Seguridad Social?

La Seguridad Social no ha definido con claridad a qué se refiere con una “actividad habitual”, pero se comprende que se refiere a la frecuencia con la que desarrollas dicha actividad. El mejor ejemplo está en aquellas actividades por las que recibas un pago ocasional, aunque tan ocasional, que no pueda definirse como constante.

Por ejemplo, si eres un experto en algún tema en específico, das un par de charlas en todo el año y recibes un pago por ello, no estás cumpliendo el requisito de la habitualidad. Sólo tendrías que declarar el IVA y el IRPF de estas dos charlas.

En cambio, si las charlas que son dadas cada dos meses bajo un cronograma anual, allí sí se estaría cumpliendo el requisito de la habitualidad. Hay una frecuencia establecida, y lo más probable es que el Seguro Social te exija darte de alta como autónomo.

¿Cuáles son los trámites para darse de alta como autónomo en España?

Para esto tendrás que realizar dos trámites: darte de alta en el RETA (Seguridad Social), y darte de alta en Hacienda. En este preciso orden, ello es muy importante. Ambos trámites están destinados a cumplir sus propias funciones.

• 1. Darte de alta en el RETA (Seguridad Social): Servirá para marcar todas tus obligaciones con la Seguridad Social, y definir cuál será el pago de tu cuota mensual. Aunque también representará beneficios para ti. Con esta cotización tendrás el derecho de recibir prestaciones como:
  • - Incapacidad laboral.
  • - Enfermedades.
  • - Maternidad o Paternidad.
  • - Jubilación.
  • - Entre otros más.
• 2. Darte de alta en Hacienda (IAE): Inscribirte en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) es obligatorio para cualquier negocio. Tendrás que hacerlo con la actividad que desarrollarás y dependiendo de esta tendrás que pagar, probablemente, como autónomo tu IVA trimestral y tu Renta Anual.
• 3. Solicitar Licencia de Apertura: Existe un tercer trámite, pero este es sólo exigido para aquellos autónomos que necesitan un local físico para desarrollar su actividad comercial. Para esto, necesitarán la solicitud de Licencia de Apertura.

¿Cómo puedo darme de alta en la Seguridad Social?

El primer paso que debes cumplir para darte de alta como autónomo debe ser darte de alta en la Seguridad Social, o coincidir con el alta en Hacienda. ¿Por qué? Darte de alta primero en Hacienda te mostraría como un autónomo al cual se le pueden denegar ciertas bonificaciones, como, por ejemplo, la tarifa plana de 80 euros.

Con esto ya en mente, tendrás que inscribirte en el RETA primero. El cual se convertirá en tu guía a partir de ahora. Lo podrás hacer al llenar la solicitud en el Modelo TA 0521. Este modelo te servirá tanto para darte de alta, como de baja o cualquier otra variación indicada por el RETA.

No es un modelo complicado de llenar. No te dejes engañar por la gran cantidad de casillas que podrás ver a primera vista. Sólo se piden ciertos datos básicos personales y sobre tu actividad. Aunque, la actualización del Sistema de Cotización por Ingresos Reales también te solicitará tu previsión de ingresos anuales.

Una recomendación es que antes de llenar el modelo, tengas a mano datos como:

• - Tu Código Nacional de Actividades Económicas (CNAE).
• - El Código de Impuestos de Actividades Económicas (IAE).
• - La Administración Tributaria a la que perteneces.
• - La fecha de inicio y el domicilio de la actividad.
• - Estimación de tus rendimientos netos anuales.
• - Una cuenta bancaría para domiciliar la cuota en caso de abonar una devolución.
• - Otros requisitos puedes confirmarlos aquí.

¿Cómo calcular el promedio mensual de mis rendimientos?

Para seguir el orden correcto según la Seguridad Social tendrás que darte de alta antes de iniciar tu negocio, sin embargo, se vuelve a otro dilema y ese es: ¿cómo puedo saber los ingresos que tendrá un negocio que no he comenzado todavía?

Es imposible saber cuánto facturarás, por lo que se indica que es sólo una “previsión”. Aun así, en base a ello al inicio es que se determinará las cuotas que tendrás que pagar mes a mes. Pero lo más seguro es que tengas derecho a la Tarifa Plana de 80 euros. También existe un simulador de cuotas de la Seguridad Social que te permitirá calcular estos ingresos.

Para usarla tendrás que seleccionar un estimado de ingresos, después tendrás la cuota automáticamente. Otra recomendación es que, si estás comenzando, selecciones un grado de ingresos más bajo, porque de hacerlo, lo único que puede pasar es que tu negocio genere más dinero de lo que esperas. En la regularización se lo pagarás a la Seguridad Social más adelante.

Dicha previsión de ingresos, es para cuando dejes de pagar tu tarifa plana, puesto que en un comienzo puede que tengas derecho a bonificación.

Para quienes se han dado de alta como autónomos recientemente y no se han dado de alta en el RETA en los dos años anteriores, tienen el derecho a la tarifa plana y sólo pagarás 80 euros al mes por el primer año. Como dato curioso, la bonificación podría cubrirte dos años en caso de que factures por debajo del Salario Mínimo Interprofesional (SMI).

¿Cómo puedo darme de alta en Hacienda?

Registrarte en Hacienda será el próximo paso. Debes registrar cuál es tu actividad económica en el sistema tributario. Para esto, tendrás que presentar los Modelos 036 o la versión simplificada 037, según las necesidades que tengas, en estos modelos básicos informarás sobre los datos de la actividad comercial que desarrollas.

Puedes darte de baja por medio de la Agencia Tributaria Sede Electrónica (AET), siempre y cuando dispongas del certificado electrónico o clave PIN. Sólo llena los datos sobre tu vida fiscal. Ten en consideración que todos los autónomos están en el deber de declarar el IVA, a excepción de ciertos profesionales como médicos, fisioterapeutas y profesores que están exentos.

Al momento de indicar cuál es tu profesión, tendrás que seleccionar el epígrafe de tu IAE de tu negocio. Es decir, el código que lo identifica, e indica los impuestos que están sujetos a éste. Si tienes dudas de este tema, ingresa en el buscador de epígrafes de Hacienda.

¿Cómo puedo solicitar una licencia de apertura?

El tercer paso que es opcional y dependerá si necesitas de un local físico para gestionar tu negocio, sería solicitar una licencia de apertura. Este es un trámite que haces de manera directa con el ayuntamiento de tu localidad.

Tendrás que cumplir con los requisitos legales que solicitan, sin embargo, estos requisitos varían mucho según el lugar donde vivas. Hay sectores en los que la solicitud de esta licencia puede tardar meses, y ser más compleja que en otras partes.

La mejor opción será siempre contactar con el número telefónico directo del ayuntamiento correspondiente para solicitar más información.

¿Cuánto cuesta darse de alta como autónomo?

La última pregunta y una de las que más preocupan por su respuesta es esta, el precio que cuesta darse de alta como autónomo. La verdad es que este es un proceso que no tiene costos al hacerlo por tu propia cuenta.

Son procesos gratuitos en donde el uso de un servicio de gestoría es totalmente opcional si se desea ahorrar tiempo, y no llenar formularios.

Después de darte de alta sí tendrás que enfrentarte a algunos pagos, siendo el más importante el de tu cuota. De cumplir con todos los requisitos para disfrutar de la tarifa plana, tendrás que pagar 80 euros al mes. Aunque si tu ramo de cotización corresponde a uno de mayor ingreso, entre 200 y 500 euros al mes.