Hoe u zich als zelfstandige in Spanje kunt registreren: vereisten, stappen en tips

Hoewel er voor 2025 enkele wetswijzigingen in het systeem zijn doorgevoerd, blijft het proces gericht op gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie voor de belastingbetaler. Hier is alles wat je erover moet weten.

Is registratie als zelfstandige echt verplicht?

Enkele jaren geleden was registratie bij het Speciale Regime voor Zelfstandige Werknemers (RETA) alleen verplicht voor werknemers die aan deze twee kenmerken voldeden:

• 1. Het uitvoeren van een regelmatige activiteit
• 2. Met deze activiteit ongeveer het Wettelijk Minimumloon (SMI) verdienen.

Maar sinds 2023 is dit veranderd en is het Reële Inkomsten Bijdragesysteem ingevoerd. Met andere woorden, uw bijdrage wordt berekend op basis van de winst uit uw activiteit. En tegenwoordig heeft de Sociale Zekerheid bepaald dat u zich moet registreren, ongeacht uw winst.

Zelfs als uw maandelijkse winst onder de 670 euro ligt, moet u dit doen. Dit is precies het laagste niveau van de tabel voor zelfstandigen met lage inkomens, wat overeenkomt met een bijdrage van 200 euro.

Het ontvangen van winst onder dit bedrag is geen excuus om het proces te vermijden, maar wat nog steeds geldt is de voorwaarde van regelmaat. Dat wil zeggen, als u regelmatig en persoonlijk een activiteit uitvoert waarvoor u winst ontvangt, moet u zich als zelfstandige registreren.

Maar wat wordt verstaan onder een regelmatige activiteit?

Wat is regelmaat volgens de Sociale Zekerheid?

De Sociale Zekerheid heeft niet duidelijk gedefinieerd wat ze bedoelen met een "regelmatige activiteit", maar het wordt begrepen als de frequentie waarmee u die activiteit uitvoert. Het beste voorbeeld zijn die activiteiten waarvoor u een incidentele betaling ontvangt, zo incidenteel dat het niet als constant kan worden gedefinieerd.

Als u bijvoorbeeld expert bent in een specifiek onderwerp, een paar lezingen per jaar geeft en daarvoor betaald wordt, voldoet u niet aan de regelmatigheidseis. U hoeft alleen BTW en inkomstenbelasting aan te geven voor deze twee lezingen.

Als de lezingen daarentegen om de twee maanden volgens een jaarschema worden gegeven, wordt wel aan de regelmatigheidseis voldaan. Er is een vastgestelde frequentie en het is zeer waarschijnlijk dat de Sociale Zekerheid van u eist dat u zich als zelfstandige registreert.

Wat zijn de stappen om je als zelfstandige in Spanje te registreren?

Hiervoor moet u twee procedures doorlopen: registratie bij RETA (Sociale Zekerheid) en registratie bij de Belastingdienst. In deze precieze volgorde, dit is zeer belangrijk. Beide procedures zijn bedoeld om hun eigen functies te vervullen.

• 1. Registratie bij RETA (Sociale Zekerheid): Dit dient om al uw verplichtingen bij de Sociale Zekerheid vast te leggen en te bepalen wat uw maandelijkse bijdrage zal zijn. Het brengt ook voordelen voor u met zich mee. Met deze bijdrage heeft u recht op uitkeringen zoals:
  • - Arbeidsongeschiktheid
  • - Ziekte
  • - Moeder- of Vaderschap
  • - Pensioen
  • - En meer
• 2. Registratie bij de Belastingdienst (IAE): Registratie bij de Belasting op Economische Activiteiten (IAE) is verplicht voor elk bedrijf. U moet dit doen met de activiteit die u gaat uitvoeren en afhankelijk daarvan zult u waarschijnlijk als zelfstandige uw driemaandelijkse BTW en jaarlijkse inkomstenbelasting moeten betalen.
• 3. Openingsvergunning aanvragen: Er is een derde procedure, maar die is alleen vereist voor zelfstandigen die een fysieke locatie nodig hebben om hun commerciële activiteit uit te voeren. Hiervoor heeft u een openingsvergunning nodig.

Hoe kan ik me registreren bij de Sociale Zekerheid?

De eerste stap die u moet nemen om u als zelfstandige te registreren moet zijn om u bij de Sociale Zekerheid te registreren, of samen te vallen met de registratie bij de Belastingdienst. Waarom? Als u zich eerst bij de Belastingdienst registreert, wordt u gezien als een zelfstandige die bepaalde voordelen kan worden ontzegd, zoals bijvoorbeeld het vlakke tarief van 80 euro.

Met dit in gedachten moet u zich eerst inschrijven bij RETA. Dit wordt vanaf nu uw leidraad. U kunt dit doen door het formulier in te vullen op Model TA 0521. Dit model is zowel voor registratie als uitschrijving of andere wijzigingen aangegeven door RETA.

Het is niet een ingewikkeld model om in te vullen. Laat u niet misleiden door het grote aantal vakjes dat u op het eerste gezicht ziet. Er worden alleen bepaalde basis persoonlijke gegevens en gegevens over uw activiteit gevraagd. Hoewel de update van het Reële Inkomsten Bijdragesysteem ook om uw verwachte jaarlijkse inkomsten zal vragen.

Een aanbeveling is dat u voordat u het model invult, gegevens bij de hand heeft zoals:

• - Uw Nationale Code voor Economische Activiteiten (CNAE)
• - De Code voor Belasting op Economische Activiteiten (IAE)
• - De Belastingadministratie waartoe u behoort
• - De startdatum en het adres van de activiteit
• - Schatting van uw jaarlijkse netto-inkomsten
• - Een bankrekening om de bijdrage te domiciliëren in geval van terugbetaling
• - Andere vereisten kunt u hier bevestigen

Hoe bereken ik het maandelijkse gemiddelde van mijn inkomsten?

Om de juiste volgorde volgens de Sociale Zekerheid te volgen, moet u zich registreren voordat u uw bedrijf start, maar dit leidt tot een ander dilemma: hoe kan ik weten wat de inkomsten zullen zijn van een bedrijf dat ik nog niet ben begonnen?

Het is onmogelijk om te weten hoeveel u zult factureren, daarom wordt aangegeven dat het slechts een "prognose" is. Toch zal dit in het begin de basis zijn voor het bepalen van de maandelijkse bijdragen die u moet betalen. Maar hoogstwaarschijnlijk heeft u recht op het vlakke tarief van 80 euro. Er is ook een simulator voor bijdragen van de Sociale Zekerheid waarmee u deze inkomsten kunt berekenen.

Om deze te gebruiken moet u een geschat inkomen selecteren, daarna krijgt u automatisch de bijdrage. Een andere aanbeveling is dat als u net begint, u een lagere inkomensgraad selecteert, want als u dat doet, kan het enige dat kan gebeuren zijn dat uw bedrijf meer geld genereert dan u verwacht. Bij de regularisatie betaalt u het later aan de Sociale Zekerheid.

Deze inkomensprognose is voor wanneer u stopt met het betalen van uw vlakke tarief, aangezien u in het begin mogelijk recht heeft op een korting.

Voor degenen die zich onlangs als zelfstandige hebben geregistreerd en zich in de twee voorgaande jaren niet bij RETA hebben geregistreerd, hebben recht op het vlakke tarief en betalen slechts 80 euro per maand voor het eerste jaar. Als interessant feit kan de korting twee jaar duren als u onder het Wettelijk Minimumloon (SMI) factureert.

Hoe kan ik me registreren bij de Belastingdienst?

Registratie bij de Belastingdienst is de volgende stap. U moet uw economische activiteit registreren in het belastingsysteem. Hiervoor moet u de Modellen 036 of de vereenvoudigde versie 037 indienen, afhankelijk van uw behoeften. In deze basismodellen geeft u informatie over de commerciële activiteit die u uitvoert.

U kunt zich registreren via de Elektronische Zetel van de Belastingdienst (AET), mits u beschikt over het elektronische certificaat of PIN-code. Vul alleen de gegevens over uw fiscale leven in. Houd er rekening mee dat alle zelfstandigen verplicht zijn BTW aan te geven, met uitzondering van bepaalde professionals zoals artsen, fysiotherapeuten en docenten die zijn vrijgesteld.

Bij het aangeven van uw beroep moet u het IAE-rubriek van uw bedrijf selecteren. Dat wil zeggen, de code die het identificeert en aangeeft welke belastingen hierop van toepassing zijn. Als u twijfels heeft over dit onderwerp, ga dan naar de rubriekzoeker van de Belastingdienst.

Hoe kan ik een openingsvergunning aanvragen?

De derde stap die optioneel is en afhangt van of u een fysieke locatie nodig heeft om uw bedrijf te beheren, zou zijn het aanvragen van een openingsvergunning. Dit is een procedure die u direct doet bij de gemeente van uw locatie.

U moet voldoen aan de wettelijke vereisten die worden gevraagd, echter verschillen deze vereisten sterk afhankelijk van waar u woont. Er zijn sectoren waar het aanvragen van deze vergunning maanden kan duren en complexer kan zijn dan in andere delen.

De beste optie is altijd om contact op te nemen met het directe telefoonnummer van de betreffende gemeente voor meer informatie.

Hoeveel kost het om je als zelfstandige te registreren?

De laatste vraag en een van de meest zorgwekkende vanwege het antwoord is deze, de prijs die het kost om je als zelfstandige te registreren. De waarheid is dat dit een proces is dat geen kosten met zich meebrengt als je het zelf doet.

Het zijn gratis processen waarbij het gebruik van een administratiekantoor volledig optioneel is als u tijd wilt besparen en geen formulieren wilt invullen.

Na uw registratie moet u wel enkele betalingen doen, waarvan de belangrijkste uw bijdrage is. Als u aan alle vereisten voldoet om van het vlakke tarief te genieten, moet u 80 euro per maand betalen. Hoewel als uw bijdragecategorie overeenkomt met een hoger inkomen, tussen 200 en 500 euro per maand.