Hoe schrijf je je in als zelfstandige in Spanje?: Vereisten, stappen en advies

Hoewel er voor 2025 enkele wettelijke wijzigingen in het systeem zijn doorgevoerd, blijft het proces gericht op gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie voor de belastingbetaler. Hier is alles wat je hierover moet weten.

Is inschrijving als zelfstandige echt verplicht?

Enkele jaren geleden was inschrijving in het Speciale Stelsel voor Zelfstandigen (RETA) alleen verplicht voor werknemers die aan deze twee kenmerken voldeden:

• 1. Een regelmatige activiteit uitvoeren
• 2. Met deze activiteit ongeveer het Wettelijk Minimumloon (SMI) verdienen.

Maar sinds 2023 is dit veranderd en is het Systeem van Bijdragen op Basis van Reële Inkomsten van start gegaan. Met andere woorden, je bijdrage wordt berekend op basis van de winst uit je activiteit. En tegenwoordig heeft de Sociale Zekerheid bepaald dat je je moet inschrijven, ongeacht je winst.

Zelfs als je maandelijkse winst onder de 670 euro ligt, moet je dit doen. Dit is precies de laagste schijf van de tabel voor zelfstandigen met lage inkomsten, en dit zou overeenkomen met een bijdrage van 200 euro.

Winst onder dit bedrag is geen excuus om het proces te vermijden, maar de voorwaarde van regelmaat blijft nog steeds bestaan. Dat wil zeggen, als je regelmatig en persoonlijk een activiteit uitvoert waarmee je winst maakt, moet je je inschrijven als zelfstandige.

Maar wat wordt verstaan onder een regelmatige activiteit?

Wat is regelmaat volgens de Sociale Zekerheid?

De Sociale Zekerheid heeft niet duidelijk gedefinieerd wat zij verstaat onder een "regelmatige activiteit", maar het wordt begrepen als de frequentie waarmee je die activiteit uitvoert. Het beste voorbeeld zijn die activiteiten waarvoor je incidenteel betaald wordt, maar zo incidenteel dat het niet als constant kan worden gedefinieerd.

Als je bijvoorbeeld expert bent in een specifiek onderwerp, een paar lezingen per jaar geeft en daarvoor betaald wordt, voldoe je niet aan de voorwaarde van regelmaat. Je hoeft alleen BTW en inkomstenbelasting aan te geven voor deze twee lezingen.

Als de lezingen daarentegen elke twee maanden volgens een jaarplanning worden gegeven, dan wordt wel voldaan aan de voorwaarde van regelmaat. Er is een vastgestelde frequentie, en het is zeer waarschijnlijk dat de Sociale Zekerheid eist dat je je inschrijft als zelfstandige.

Wat zijn de procedures om je in te schrijven als zelfstandige in Spanje?

Hiervoor moet je twee procedures doorlopen: je inschrijven bij RETA (Sociale Zekerheid) en je inschrijven bij de Belastingdienst. In deze exacte volgorde, dat is zeer belangrijk. Beide procedures zijn bedoeld om hun eigen functies te vervullen.

• 1. Je inschrijven bij RETA (Sociale Zekerheid): Dit dient om al je verplichtingen bij de Sociale Zekerheid vast te leggen en te bepalen wat je maandelijkse bijdrage zal zijn. Maar het brengt ook voordelen voor jou met zich mee. Met deze bijdrage heb je recht op uitkeringen zoals:
  • - Arbeidsongeschiktheid.
  • - Ziekte.
  • - Zwangerschaps- of vaderschapsverlof.
  • - Pensioen.
  • - En meer.
• 2. Je inschrijven bij de Belastingdienst (IAE): Inschrijving in de Belasting op Economische Activiteiten (IAE) is verplicht voor elk bedrijf. Je moet dit doen voor de activiteit die je gaat uitvoeren en afhankelijk daarvan zul je waarschijnlijk als zelfstandige je driemaandelijkse BTW en jaarlijkse inkomstenbelasting moeten betalen.
• 3. Openingsvergunning aanvragen: Er is een derde procedure, maar deze is alleen vereist voor zelfstandigen die een fysieke locatie nodig hebben om hun commerciële activiteit uit te voeren. Hiervoor hebben ze een openingsvergunning nodig.

Hoe kan ik me inschrijven bij de Sociale Zekerheid?

De eerste stap die je moet nemen om je in te schrijven als zelfstandige moet zijn je inschrijven bij de Sociale Zekerheid, of samenvallen met de inschrijving bij de Belastingdienst. Waarom? Als je je eerst bij de Belastingdienst inschrijft, word je gezien als een zelfstandige die bepaalde kortingen kan worden ontzegd, zoals bijvoorbeeld het vlakke tarief van 80 euro.

Met dit in gedachten moet je je eerst inschrijven bij RETA. Dit zal vanaf nu je leidraad zijn. Je kunt dit doen door het formulier in te vullen op Model TA 0521. Dit model dient zowel voor inschrijving als uitschrijving of andere wijzigingen die door RETA worden aangegeven.

Het is geen ingewikkeld formulier om in te vullen. Laat je niet misleiden door het grote aantal vakjes dat je op het eerste gezicht ziet. Er worden alleen bepaalde basis persoonlijke gegevens en gegevens over je activiteit gevraagd. Wel vraagt de update van het Systeem van Bijdragen op Basis van Reële Inkomsten ook om je verwachte jaarinkomsten.

Een aanbeveling is om voordat je het formulier invult, gegevens bij de hand te hebben zoals:

• - Je Nationale Code voor Economische Activiteiten (CNAE).
• - De Code voor Belasting op Economische Activiteiten (IAE).
• - De Belastingdienst waar je onder valt.
• - De startdatum en het adres van de activiteit.
• - Schatting van je netto jaarinkomsten.
• - Een bankrekening voor automatische incasso van de bijdrage in geval van een teruggave.
• - Andere vereisten kun je hier bevestigen.

Hoe bereken ik het maandelijkse gemiddelde van mijn inkomsten?

Om de juiste volgorde volgens de Sociale Zekerheid te volgen, moet je je inschrijven voordat je je bedrijf start, maar dit leidt tot een ander dilemma: hoe kan ik weten wat de inkomsten zullen zijn van een bedrijf dat ik nog niet ben begonnen?

Het is onmogelijk om te weten hoeveel je zult factureren, daarom wordt aangegeven dat het slechts een "schatting" is. Toch zullen op basis hiervan in het begin de bijdragen worden bepaald die je maandelijks moet betalen. Maar hoogstwaarschijnlijk heb je recht op het vlakke tarief van 80 euro. Er is ook een simulator voor bijdragen van de Sociale Zekerheid waarmee je deze inkomsten kunt berekenen.

Om deze te gebruiken moet je een geschat inkomen selecteren, daarna krijg je automatisch de bijdrage. Een andere aanbeveling is dat als je net begint, je een lagere inkomensgraad selecteert, want als je dat doet, is het enige wat kan gebeuren dat je bedrijf meer geld genereert dan je verwacht. Bij de regularisatie zul je het later aan de Sociale Zekerheid betalen.

Deze inkomstenschatting is voor wanneer je stopt met het betalen van je vlakke tarief, aangezien je in het begin mogelijk recht hebt op korting.

Voor degenen die zich onlangs hebben ingeschreven als zelfstandige en zich niet in de afgelopen twee jaar hebben ingeschreven bij RETA, hebben recht op het vlakke tarief en betaal je slechts 80 euro per maand voor het eerste jaar. Als interessant feit, de korting zou twee jaar kunnen dekken als je factureert onder het Wettelijk Minimumloon (SMI).

Hoe kan ik me inschrijven bij de Belastingdienst?

Inschrijven bij de Belastingdienst is de volgende stap. Je moet je economische activiteit registreren in het belastingsysteem. Hiervoor moet je de Modellen 036 of de vereenvoudigde versie 037 indienen, afhankelijk van je behoeften. In deze basismodellen geef je informatie over de commerciële activiteit die je uitvoert.

Je kunt je inschrijven via de Elektronische Zetel van de Belastingdienst (AET), mits je beschikt over het elektronische certificaat of PIN-sleutel. Vul alleen de gegevens over je fiscale leven in. Houd er rekening mee dat alle zelfstandigen verplicht zijn BTW aan te geven, met uitzondering van bepaalde professionals zoals artsen, fysiotherapeuten en docenten die zijn vrijgesteld.

Op het moment dat je je beroep moet aangeven, moet je de IAE-rubriek van je bedrijf selecteren. Dat wil zeggen, de code die het identificeert en aangeeft welke belastingen hieraan zijn onderworpen. Als je twijfels hebt over dit onderwerp, ga dan naar de rubriekzoeker van de Belastingdienst.

Hoe kan ik een openingsvergunning aanvragen?

De derde stap die optioneel is en afhangt van of je een fysieke locatie nodig hebt om je bedrijf te runnen, zou zijn het aanvragen van een openingsvergunning. Dit is een procedure die je rechtstreeks doet bij de gemeente van je woonplaats.

Je zult moeten voldoen aan de wettelijke vereisten die worden gevraagd, echter, deze vereisten variëren sterk afhankelijk van waar je woont. Er zijn sectoren waar de aanvraag van deze vergunning maanden kan duren en complexer kan zijn dan in andere delen.

De beste optie zal altijd zijn om rechtstreeks contact op te nemen met het telefoonnummer van de betreffende gemeente voor meer informatie.

Hoeveel kost het om je in te schrijven als zelfstandige?

De laatste vraag en een van de meest zorgwekkende vanwege het antwoord is deze, de prijs die het kost om je in te schrijven als zelfstandige. De waarheid is dat dit een proces is dat geen kosten heeft als je het zelf doet.

Het zijn gratis processen waarbij het gebruik van een administratiekantoor volledig optioneel is als je tijd wilt besparen en geen formulieren wilt invullen.

Na je inschrijving zul je wel met enkele betalingen te maken krijgen, waarvan je bijdrage de belangrijkste is. Als je aan alle vereisten voldoet om van het vlakke tarief te genieten, zul je 80 euro per maand moeten betalen. Hoewel als je bijdragecategorie overeenkomt met een van hogere inkomsten, tussen 200 en 500 euro per maand.